Im Jahr 2021 ist der Inhalt König, sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich. Bei einer Vertragsbeendigung oder einem Offboarding ist dieser so wertvolle Inhalt die Erfahrung, die der Mitarbeiter gesammelt hat.

Wir sehen es jeden Tag in den abonnierten Newsfeeds: Wir geben uns viel Mühe, gute Inhalte zu produzieren, seien es Fotos, die wir in sozialen Netzwerken verbreiten, oder persönliche Meinungen, die wir in einem Unternehmensblog (z. B.hier und hier ) oder auf Medium veröffentlichen. Einige von uns machen diese Tätigkeit schließlich sogar zu einem Zusatzeinkommen oder sogar zu ihrer Hauptberufstätigkeit. Im Jahr 2020 ist die Produktion hochwertiger Inhalte unbestreitbar wertschöpfend: sozialer Wert im Privatleben und finanzieller Wert im beruflichen Kontext.

‍

In einer Unternehmenswelt, in der das Management "horizontaler" wird, werden die Mitarbeiter immer mehr dazu ermutigt, Verantwortung zu übernehmen und Positionen einzunehmen. Dies gilt selbst für die "jüngsten" Mitarbeiter (z. B. Praktikanten oder Auszubildende). Sind es die Manager, die diese Entwicklung vorantreiben, oder sind es die jüngeren Generationen, die neue Spielregeln vorgeben? Die schwierige Frage nach dem Huhn oder dem Ei... (auch wenn wir bei Komin davon überzeugt sind, dass das Ei der Motor der Managementinnovation ist - insbesondere die Gen Y und Z).

Die Entwicklung von Managementmethoden ist ein guter Trend für Organisationen. Sie lässt den Mitarbeitern mehr Raum für Eigeninitiative und Empowerment. In diesem Rahmen kann sich ein Mitarbeiter bei der Erfüllung seiner Aufgaben behaupten.

Sie zeigt ein Risiko für Unternehmen auf: Je mehr gute Initiativen ein Mitarbeiter ergreift oder je einfallsreicher er bei der Durchführung bestimmter Aufgaben oder Aufträge ist, desto schwieriger wird es, ihn zu ersetzen. Zwar trifft der Grundsatz "niemand ist unersetzlich" in Unternehmen absolut gesehen zu, doch zeigen die jüngsten Entwicklungen der Managementmethoden einen versteckten Kostenfaktor der turnover bei der Ersetzung von Mitarbeitern: der Verlust des Wissens oder der bewährten Praktiken eines Mitarbeiters (der eine Stelle 6 Monate, 18 Monate oder mehrere Jahre lang innegehabt hätte).

Dieses Wissen ist das Ergebnis eines iterativen Prozesses und einer Berufserfahrung, die durch die regelmäßige Konfrontation mit konkreten Problemen erworben wird. Diese Erfahrung ist ein Inhalt mit sehr hohem Mehrwert,

Die Ersetzung eines Mitarbeiters bedeutet für das Unternehmen immer das Risiko eines Wissensverlusts und damit ein Problem für den Fortbestand der Stelle und die Produktivität. Dies gilt heute umso mehr.

Die Vorbereitung des Vertragsendes eines Mitarbeiters eines Unternehmens bedeutet, mehrere Herausforderungen zu antizipieren: Herausforderungen in Bezug auf das Management und die Unternehmenskultur gegenüber dem verbleibenden Team, Herausforderungen in Bezug auf die Datensicherheit und viele andere.

Wenn man sich den Weggang eines Mitarbeiters und damit seine Ersetzung vorstellt, rechnet man meist mit direkten Kosten: die Kosten für die Einstellung, die Zeit, die man für das Sortieren von Lebensläufen und die Planung von Vorstellungsgesprächen aufwendet, die Zeit, die man für die Durchführung von Vorstellungsgesprächen benötigt, etc.

Seit jeher gibt es einen weiteren, indirekten Kostenfaktor, der seit der Horizontalisierung des Managements noch stärker geworden ist: der Rückgang der Produktivität. Mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters ist die Gefahr groß, dass er seine gesammelten Erfahrungen verliert. Dieser Inhalt bzw. diese Erfahrung ermöglicht die ordnungsgemäße Durchführung der erschöpfenden und wiederkehrenden Aufgaben an der Stelle des Mitarbeiters. Die versteckten Kosten der Fluktuation liegen in der Zeit, die der Neuankömmling und das Team im weiteren Sinne benötigen, um einzeln oder gemeinsam voll einsatzfähig zu sein.

Es gibt also im Rahmen der Beendigung eines Vertrags oder der Ersetzung eines Mitarbeiters direkte und indirekte Kosten. Erstere sind am ehesten vorhersehbar, sie sind die Spitze des Eisbergs, die anderen werden selten angesprochen und kosten bis zu über 10 T€ an Produktivitätsverlust bei einer einzigen Neubesetzung.

Oxford Economics hat eine Studie über die Kosten von Turnover in Unternehmen durchgeführt. Die Organisation genießt einen hervorragenden Ruf als einer der führenden Anbieter von Wirtschaftsanalysen und -prognosen. Mit Blick auf das Offboarding bezifferten sie so die "auftauchenden und untergetauchten Teile dieses Eisbergs, der als Turnover bezeichnet wird".

Dafür interviewten sie mehr als 500 Unternehmen unterschiedlicher Größe und aus sechs verschiedenen Branchen: Vertrieb/Handel, Finanzen/Buchhaltung, Recht, IT/Tech, Medien/Werbung. Diese Studie bezieht sich nur auf die Ersetzung von Mitarbeitern, deren Jahresgehalt mindestens ca. 28K€ betrug.

Laut Oxford Economics sind 84% der Kosten für die Ersetzung eines Mitarbeiters auf eine geringere Produktivität der ausgeschiedenen Stelle zurückzuführen, 16% auf Einstellungskosten und andere "logistische" Kosten.

Aus dieser Studie lassen sich zahlreiche Lehren ziehen.  

Zunächst einmal unterscheidet Oxford Economics zwei verschiedene Unterkosten. Die erste ist der "Produktivitätsverlust" der Stelle, der der Zeit entspricht, die benötigt wird, um einen neuen Mitarbeiter auf ein optimales Produktivitätsniveau zu bringen. Die zweite ist "logistisch" und bezieht sich auf die Ausgaben, die getätigt werden, um die Situation zu bewältigen (Personalvermittlungsbüro, Managementzeit, die in Vorstellungsgespräche investiert wird, usw.). Auf der Grundlage von 100 % der Gesamtkosten einer Neubesetzung schätzt Oxford Economics, dass der erste Teil etwa 84 % und der zweite Teil 16 % ausmacht.

Während diese beiden Kosten recht logisch sind, ist der erste indirekt und schwer zu beurteilen, während der zweite direkt ist und meist dem entspricht, an den jeder zuerst denkt.....

‍

Dieser Rückgang der Produktivität der Stelle kann natürlich der Zeit entsprechen, in der die Stelle nicht besetzt wird, aber er entspricht vor allem der Zeit, die der neue Mitarbeiter braucht, um sich an seiner Stelle zu qualifizieren.

Interessanterweise hat Oxford Economics 3 Parameter identifiziert, die diese durchschnittliche Zeitspanne beeinflussen, in der ein "Onboardee" ein optimales Produktivitätsniveau erreicht:

1. die Branche, in der das erreichte Unternehmen tätig ist (die Komplexität der zu assimilierenden Informationen wäre je nach Branche unterschiedlich)
2. Der Hintergrund des Neuankömmlings (aus demselben Sektor, aus einem anderen Sektor, frisch diplomiert oder ohne vorherige Tätigkeit)
3. Größe des Unternehmens (in einer kleineren Struktur würde man im Kontakt mit dem Management schneller lernen)
   

Die Grafik unten zeigt, wie viele Wochen es im Durchschnitt dauert, bis ein neuer Mitarbeiter in sechs verschiedenen Branchen ein optimales Produktivitätsniveau erreicht hat. Dieser Wert hängt vom Hintergrund des Bewerbers ab: ob er aus der gleichen Branche kommt oder in einer anderen gearbeitet hat, ob es sich um einen Hochschulabsolventen handelt oder um eine Person, die noch nicht berufstätig ist.

Die folgende Grafik zeigt Zahlenwerte für die Kosten des Produktivitätsrückgangs bei der Ersetzung eines Mitarbeiters. Diese Kosten sind also die zuvor erwähnten indirekten Kosten. Auch wenn die genauen Beträge dieser Werte immer diskutiert werden können, machen sie diese indirekten Kosten dennoch greifbarer und erscheinen aufgrund der Größenordnungen, die sie zwischen den betroffenen Wirtschaftszweigen und dem Hintergrund der Mitarbeiter aufweisen, sehr interessant!

Wenn also ein Unternehmen bei der Einstellung eines Mitarbeiters aus derselben Branche"nur" Kosten in Höhe von ca. 5 000 € für Produktivitätsverluste im Einzelhandel geltend machen kann, beläuft sich dieser Betrag auf etwas weniger als 12 000 €, wenn der Mitarbeiter aus einer anderen Branche kommt! 😮

← Letztendlich ermöglichen wir bei Komin, dass sich diese 2 Kurven (Kosten für das Gehalt eines Mitarbeiters vs. Wert, den er schafft) frühestens nach seiner Einarbeitung kreuzen.

‍

‍

Indem wir mit Oxford Economics zusammenarbeiten, um die Daten aus der Studie abzurufen, bieten wir Ihnen die Möglichkeit,diese jährlichen Produktivitätskosten, die durch die Fluktuation Ihrer Mitarbeiter entstehen, zu schätzen.

Diese Kosten stehen also in direktem Zusammenhang mit der Zeit, die jeder neue Mitarbeiter benötigt, um ein optimales Produktivitätsniveau zu erreichen. Diese Kosten sind pervers, da sie in keinem Budget auftauchen und Sie sich nie daran erinnern, sie zu bezahlen, da sie nicht in Rechnung gestellt werden. Diese Kosten entsprechen einem Betriebsergebnis, das sich in Rauch auflösen würde, ein wenig bei jedem Abgang eines Mitarbeiters im Laufe des Jahres.

Unser Ziel ist es weder, mit dem Finger auf Unternehmen mit einer mittleren oder hohen Fluktuationsrate zu zeigen, noch zu behaupten, dass diese Kosten vollständig in das Betriebsergebnis umgewandelt werden können, sondern vielmehr eine Alternative zum Status quo anzubieten, um das Management von Abgängen und Zugängen von Mitarbeitern in einem Unternehmen besser zu verstehen.