Die Einführung einer Offboarding-Politik, die gute Praktiken systematisiert und verstetigt, ermöglicht es dem Manager und seinem Team, dauerhaft an Produktivität zu gewinnen. Der Manager befreit sich "von der mentalen Last" und das Team gewinnt an Produktivität.
Das Unternehmen hat verschiedene Segmente von Mitarbeitern. Es gibt unbefristet Beschäftigte, befristet Beschäftigte, Praktikanten oder Werkstudenten und sogar Freiberufler, deren Anteil im Unternehmen von Jahr zu Jahr wächst. Natürlich hat jedes Segment ein typisches Profil und typische Verhaltensweisen, und das Offboarding muss entsprechend angepasst werden.
Was sie voneinander unterscheiden kann? Zum Beispiel ihre kurz-/mittel-/langfristige Projektion oder ihre Offenheit für die Nutzung digitaler Tools. Es ist wichtig, diese Unterschiede zu verstehen, unabhängig davon, ob man ein HR-Manager oder ein operativer Manager ist.
Die Einführung einer neuen Politik in einem Unternehmen wirft immer die Frage nach ihrem Umfang auf: Offboarding ist da keine Ausnahme!
Der Grundsatz"Praktikanten kosten nicht viel, also investieren wir nicht in sie" ist in Organisationen immer noch lebendig. Dennoch muss man bei dieser Population ansetzen, um "a new way to say goodbye" an die Mitarbeiter des Unternehmens zu richten.
Die Zyklen der Praktika und dualen Studiengänge folgen einander und ähneln sich. Bei jeder Ankunft muss der neue Mitarbeiter eingearbeitet werden, bevor man ihm 6 Monate später erklärt, wie er sein "Zimmer aufräumen" soll, bevor er das Unternehmen verlässt (z. B. den Google Drive sortieren, eine Dokumentation mit vergangenen/laufenden Projekten erstellen oder eine Abschiedsmail an Kunden/Lieferanten verfassen).
Zum Offboarding gibt es nur wenig Literatur, und den Managern fehlt es meist an Methoden und Motivation, um den Abgang eines Mitarbeiters vorzubereiten. In jedem Zyklus verliert der Manager viel Zeit für das Offboarding des ausscheidenden Mitarbeiters und das anschließende Onboarding des eintretenden Mitarbeiters.
Die Einführung einer Offboarding-Politik, die gute Praktiken systematisiert und verstetigt, ermöglicht es dem Manager und seinem Team, dauerhaft an Produktivität zu gewinnen. Der Manager befreit sich "von der mentalen Last" und das Team gewinnt an Produktivität.
Das ist ein guter Grund, eine Offboarding-Politik umzusetzen und mit einem Piloten über die Schüler zu beginnen!
Als Manager weiß man zwar, dass die durchschnittliche Fluktuationsrate bei 12 % liegt, aber man hat keine Kontrolle darüber, wann die Mitarbeiter das Unternehmen tatsächlich verlassen werden. Beispielsweise ist der Zeitpunkt einer Kündigung nicht vorhersehbar oder zumindest nicht genau.
Bei Praktikanten und Werkstudenten ist es einfach, Folgendes zu planen die mit dem Offboarding verbundenen Aufgaben 4 bis 6 Wochen vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters. (eine Übergabe vorbereiten, intern oder extern über sein bevorstehendes Ausscheiden informieren, eine Liste der Zugänge zu den Tools vorbereiten, die am Tag X gelöscht werden sollen...). Ein weiterer guter Punkt, um das Offboarding vorrangig mit Praktikanten und Werkstudenten zu adressieren!
Die Generation Z ist eine Generation von unternehmerisch denkenden Mitarbeitern. So wie sie es in ihrem Privatleben sind, sind sie es auch im Unternehmen.
Ihr Verhältnis zur Arbeit und zur Autorität hat sich im Vergleich zu den Generationen X und Y radikal verändert. Dies äußert sich in dem Wunsch, in die Entscheidungsfindung des Managers einbezogen zu werden oder den Sinn der durchgeführten Maßnahmen zu verstehen, aber auch in dem Wunsch, für seine Arbeit und die erzielten Ergebnisse anerkannt zu werden.
Das Offboarding und insbesondere die Schaffung einer durch eine Methode oder ein Werkzeug erleichterten Wissensübergabe ist ein hervorragendes Mittel, um einen "zukünftigen Ex-Praktikanten/Alternanten" aufzuwerten. Mehrere Zeichen der Anerkennung können ihm zuteil werden: dass das Unternehmen einen Teil einer Veranstaltung finanziert (Typ "Abschiedsparty"), dass der Manager den Mitarbeiter auf Linkedin empfiehlt oder auch, dass ihm ein Empfehlungsschreiben angeboten werden kann.
Natürlich ist auch die im Team und mündlich ausgedrückte Anerkennung unerlässlich, aber dieses Zeichen der Anerkennung "geht nicht über die Mauern des Unternehmens hinaus".
Manchmal kann es vorkommen, dass ein Kündigender sein Fachwissen nicht mit seinem Nachfolger oder seinem zukünftigen Ex-Arbeitgeber "teilen" möchte. Dies ist manchmal die Folge einer im Laufe der Zeit verschlechterten Beziehung. Dagegen tendiert der Student eher dazu, in die Richtung des Managers zu gehen, insbesondere damit er/sie ihm/ihr in seinem/ihrem Praktikums-/Alternativbericht wohlgesonnen ist, ganz zu schweigen von ihrem potenziellen Wunsch, von dem Unternehmen eingestellt zu werden. Auch hier +1 Punkt für das Offboarding der Studierenden.
Im Jahr 2020 sind gute Praktiken im Hinblick auf das Onboarding zwar sowohl in Startups als auch in großen Unternehmen gang und gäbe, das Offboarding wird jedoch noch wenig angesprochen, denn nur 8 % der Unternehmen geben laut einer Studie der Hays Group aus dem Jahr 2018 an, dass sie das Ausscheiden ihrer Mitarbeiter begleiten. Dennoch geben 70% der in dieser Studie befragten Mitarbeiter an, dass sie bereit wären, wieder in das Unternehmen einzutreten, wenn sie mit ihrem Weggang zufrieden gewesen wären. Dies wird als Bumerang-Rekrutierung bezeichnet und markiert die Rückkehr von Ex-Mitarbeitern, die dachten, dass das Gras anderswo grüner ist.
Es ist anzunehmen, dass diese Zahl von 8 % noch niedriger wäre, wenn die gestellte Frage die Betreuung der Praktikanten betreffen würde.
Da die Generation Z extrem vernetzt und kommunikativ ist, würde ein Praktikant oder Werkstudent, der beim Offboarding betreut wird, wahrscheinlich Tweets, Whatsapp-Nachrichten oder sogar Snaps an seine bevorzugten Kontakte erhalten.
In diesem Fall ist es die Arbeitgebermarke des Unternehmens, die durch diese Offboarding-Politik gewinnt, da sie bekannter und attraktiver wird.
Seit 2019 begleitet Komin.io Startups und große Unternehmen bei ihren Überlegungen, das Ausscheiden von Mitarbeitern zu entdramatisieren und aus diesen im Leben eines Unternehmens unvermeidlichen Abgängen einen Leistungshebel zu machen. Wenn man es schaffen muss, das Paradigma"Praktikanten sind nicht teuer, also investieren wir nicht in sie" zu durchbrechen, muss man das Gleiche mit "Er hat sich entschieden zu kündigen, dieser Verräter" tun.
"Mit Komin haben wir unsere Arbeitsanweisungen 10x schneller dokumentiert als mit Papier"
- J. Cerruti (Leiter Methodik & Industrialisierung)
