Die Übergabe einer Stelle ist ein entscheidender Schritt in jeder Organisation. Ob aufgrund eines freiwilligen Ausscheidens, einer internen Beförderung oder eines anderen Personalwechsels - ein reibungsloser Übergang ist entscheidend, um die Kontinuität des Betriebs zu gewährleisten und Störungen zu minimieren. Hier finden Sie einen praktischen Leitfaden, wie Sie eine effektive Übergabe organisieren können.
Communiquer ouvertement et efficacement est la clé d'une passation de poste réussie. Dès que la décision de départ est prise, il est essentiel d'informer toutes les parties prenantes concernées, y compris les supérieurs hiérarchiques, les collègues et les équipes impliquées. Cette communication préalable permet de créer un environnement de confiance et de transparence, et offre à chacun la possibilité de se préparer à la transition.
Définir clairement les responsabilités de chacun est essentiel pour éviter toute confusion pendant la passation. Le titulaire actuel du poste doit être invité à dresser une liste détaillée de ses tâches et responsabilités, ainsi que des processus clés associés à son travail. Cette documentation servira de référence pour le successeur et facilitera son onboarding.
Le transfert des connaissances est une étape cruciale de la passation de poste. Le titulaire actuel du poste doit partager ses connaissances, ses compétences et son expertise avec son successeur. Organiser des sessions de formation, des réunions individuelles et des échanges informels permettra de transmettre efficacement les informations essentielles et de garantir une transition en douceur.
Certaines solutions comme Komin.io proposent de créer des parcours de transmission des connaissances entre les collaborateurs au format digital. Cela permet de simplifier la formalisation des savoir-faire et même de réaliser un onboarding asynchrone lorsque le collaborateur remplacé a déjà quitté son poste au moment de l’onboarding de son successeur.
Documenter toutes les informations pertinentes liées au poste est essentiel pour assurer la continuité des opérations. Cela inclut les procédures, les politiques internes, les contacts importants, les ressources clés et tout autre élément essentiel au bon fonctionnement du poste. Cette documentation devrait être organisée de manière logique et facilement accessible pour le successeur.
Maintenir un suivi régulier tout au long du processus de passation est essentiel pour résoudre les problèmes potentiels et s'assurer que tout se déroule comme prévu. Planifier des réunions de suivi périodiques avec le successeur et les parties prenantes concernées permettra d'évaluer la progression, de répondre aux questions et de prendre des mesures correctives si nécessaire.
Une fois la passation de poste terminée, il est important de prendre le temps de faire le point sur le processus. Organiser une réunion de clôture pour évaluer ce qui a bien fonctionné, identifier les défis rencontrés et recueillir les leçons apprises. Cette évaluation post-transition permettra d'améliorer les pratiques pour les futures transitions.
"Avec Komin, nous avons documenté nos modes opératoires 10x rapidement qu'avec le papier"
- J. Cerruti (Responsable Méthodes & Industrialisation)
