Die Übergabe einer Stelle ist ein entscheidender Schritt in jeder Organisation. Ob aufgrund eines freiwilligen Ausscheidens, einer internen Beförderung oder eines anderen Personalwechsels - ein reibungsloser Übergang ist entscheidend, um die Kontinuität des Betriebs zu gewährleisten und Störungen zu minimieren. Hier finden Sie einen praktischen Leitfaden, wie Sie eine effektive Übergabe organisieren können.
Offene und effektive Kommunikation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Stellenübergabe. Sobald die Entscheidung zum Ausscheiden aus dem Unternehmen gefallen ist, müssen unbedingt alle betroffenen Interessengruppen informiert werden, einschließlich der Vorgesetzten, der Kollegen und der beteiligten Teams. Diese Vorabkommunikation schafft ein Umfeld des Vertrauens und der Transparenz und gibt jedem die Möglichkeit, sich auf den Übergang vorzubereiten.
Die klare Festlegung der Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen ist entscheidend, um Verwirrung während der Übergabe zu vermeiden. Der derzeitige Stelleninhaber sollte aufgefordert werden, eine detaillierte Liste seiner Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie der mit seiner Arbeit verbundenen Schlüsselprozesse zu erstellen. Diese Dokumentation wird dem Nachfolger als Referenz dienen und sein Onboarding erleichtern.
Die Weitergabe von Wissen ist ein entscheidender Schritt bei der Stellenübergabe. Der derzeitige Stelleninhaber muss sein Wissen, seine Fähigkeiten und sein Fachwissen mit seinem Nachfolger teilen. Durch die Organisation von Schulungen, persönlichen Treffen und informellem Austausch können wichtige Informationen effektiv weitergegeben und ein reibungsloser Übergang gewährleistet werden.
Einige Lösungen wie Komin.io bieten die Erstellung von Wegen zur Weitergabe von Wissen zwischen Mitarbeitern in digitalem Format an. Dies vereinfacht die Formalisierung von Know-how und ermöglicht sogar ein asynchrones Onboarding, wenn der ersetzte Mitarbeiter zum Zeitpunkt des Onboardings seines Nachfolgers bereits ausgeschieden ist.
Die Dokumentation aller relevanten Informationen, die mit der Stelle in Verbindung stehen, ist für die Gewährleistung der Kontinuität des Betriebs von entscheidender Bedeutung. Dazu gehören Verfahren, interne Richtlinien, wichtige Kontakte, Schlüsselressourcen und alle anderen Elemente, die für den reibungslosen Ablauf der Stelle entscheidend sind. Diese Dokumentation sollte logisch organisiert und für den Nachfolger leicht zugänglich sein.
Die Aufrechterhaltung einer regelmäßigen Nachbereitung während des gesamten Übergabeprozesses ist entscheidend, um potenzielle Probleme zu lösen und sicherzustellen, dass alles wie geplant abläuft. Die Planung regelmäßiger Nachbereitungstreffen mit dem Nachfolger und den relevanten Interessengruppen wird dazu beitragen, den Fortschritt zu bewerten, Fragen zu beantworten und ggf. Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
Wenn die Übergabe abgeschlossen ist, ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um den Prozess zu bewerten. Organisieren Sie ein Abschlusstreffen, um zu bewerten, was gut funktioniert hat, um die aufgetretenen Herausforderungen zu identifizieren und um die gelernten Lektionen zu sammeln. Diese Bewertung nach dem Übergang wird dazu beitragen, die Praktiken für künftige Übergänge zu verbessern.
"Mit Komin haben wir unsere Arbeitsanweisungen 10x schneller dokumentiert als mit Papier"
- J. Cerruti (Leiter Methodik & Industrialisierung)
