Dans cet article, nous allons explorer les raisons pour lesquelles Notion ne convient pas à la transmission de connaissances en entreprise, et pourquoi il est important d'utiliser un véritable LMS pour ces tâches.

Les fonctionnalités de Notion

Notion est un outil incroyablement flexible qui permet de créer des pages et des bases de données personnalisées. Cela peut être très utile pour la gestion de projets, la gestion de tâches ou la prise de notes. Je suis personnellement un grand fan de ce produit et cet article est d'ailleurs écrit sur Notion :)

Bien que Notion propose des fonctionnalités de collaboration en temps réel, de suivi des tâches et de gestion de projets, il n'a pas les fonctionnalités spécifiques d'un LMS telles que la gestion des utilisateurs, l'attribution des tâches et la création de contenu plus "riches" comme la vidéo.

Les problèmes de Notion en tant que LMS

Prenons un exemple concret d'utilisation (mais fictif) de Notion pour la société BrouetteCorp qui conçoit, produit et commercialise des brouettes connectées.

Joséphine est manager aux Opérations chez BrouetteCorp et a constaté une augmentation du nombre de retours de produits. La cause identifiée étant un problème dans le processus d'assemblage, elle décide de créer un module de formation pour aider ses collègues à résoudre ce problème. Elle crée une page Notion pour expliquer le processus étape par étape, y ajoute des images et des liens. Bref, elle s'investit. Elle partage l'information sur le Slack de l'entreprise.

Cependant, elle ne reçoit aucun commentaire ni retour de la part de ses collègues. Elle reste positive, pensant que les autres managers l'auront lu. 3 mois plus tard, l'un de ses collègues Chef d'équipe assemblage, Gilles, écrit sur Slack :

Gilles : "Ce serait bien de faire un processus pour l'assemblage des brouettes et éviter qu'on ait autant de retours produits."
‍Joséphine 😤**:** "Salut Gilles, j'avais fait ça il y a 3 mois, n'hésite pas à regarder cette page Notion 👉 xxxxx.
"Gilles : "Merci, je vais regarder ça."

Une année plus tard, Joséphine a compris qu'elle ne pouvait ni savoir si ni combien de fois la page avait été lue, le processus optimisé présenté dans le module de formation n'est manifestement pas appliqué car le nombre de retours des brouettes est toujours aussi élevé. Cet évènement la motive, entre autres, à quitter BrouetteCorp moins de 2,5 ans après son arrivé dans l'entreprise.

Pourquoi utiliser un LMS par rapport à Notion ?

Les LMS comme Komin.io sont conçus pour répondre aux besoins spécifiques de la transmission des connaissances. Si nous reprenons l'exemple de Joséphine chez BrouetteCorp qui vient de mettre en place Komin.io :

1. Joséphine crée un nouveau Playbook : "Mise en place d'un processus qualité sur la ligne d'assemblage".
2. Elle crée différents contenus : une vidéo d'explication du problème, un Slideshow avec les différentes photos de la ligne d'assemblage, un texte reprenant les points essentiels qui lui prend quelques secondes à écrire car généré par l'IA de Komin.io, et enfin un Quizz pour s'assurer que le contenu a bien été assimilé.
3. Elle partage le Playbook avec les autres managers.
4. Elle mesure le taux de lecture, la compréhension et ajuste les contenus grâce aux commentaires et feedbacks de ses collègues.
5. Les autres managers partagent le Playbook avec leurs propres équipes.
6. La connaissance a été diffusée ✅

1 an plus tard, 100% des employés concernés par le problème ont lu le playbook, le volume de retours produits est marginal. Joséphine se sent valorisée dans l'entreprise et Gilles devient un grand contributeur sur Komin.io.

Conclusion

En conclusion, bien que Notion possède de nombreuses fonctionnalités intéressantes pour la gestion de projets et la gestion des connaissances, il ne convient pas à la transmission de connaissances en entreprise. Pour cela, il est important d'utiliser un véritable LMS tel que Komin.io, qui est conçu spécifiquement pour répondre aux besoins de la transmission des connaissances. Les LMS offrent des fonctionnalités avancées telles que la gestion des utilisateurs, l'attribution des tâches et la création de contenu plus riche comme la vidéo, ainsi que des outils pour mesurer la compréhension et l'assimilation des informations.

‍