Wissensdatenbanken und Software zur Wissensteilung sind zwei unterschiedliche Werkzeuge, die gemeinsame Ziele verfolgen können: Unternehmen sollen in die Lage versetzt werden, ihr Fachwissen zu kapitalisieren und ihre internen Prozesse zu optimieren. Obwohl beide Werkzeuge Ähnlichkeiten aufweisen, ist es wichtig zu verstehen, was eine Software zur Wissensweitergabe von einer Wissensdatenbank unterscheidet.
Eine Unternehmenswissensdatenbank ist ein zentrales Informationsrepositorium, das systematisch organisiert ist, um einen einfachen Zugriff auf vorhandene Daten und Kenntnisse zu ermöglichen. Manchmal spricht man auch von DMS-Tools oder Electronic Document Management. Der Hauptzweck einer Wissensdatenbank besteht darin, strukturierte Informationen zu organisieren und zu verbreiten, um die Entscheidungsfindung und die Optimierung der Prozesse eines Unternehmens zu unterstützen. Wissensdatenbanken werden durch die Erstellung von schriftlichen Dokumenten durch interne Mitarbeiter und durch externe Veröffentlichungen gespeist. Die in einer Wissensdatenbank enthaltenen Informationen können Verfahrenshandbücher, Unternehmensrichtlinien, Berichte, technische Dokumente und eine Vielzahl von Dokumenten umfassen, die meist in einem schriftlichen Format (word, pdf, ppt usw.) vorliegen.
Eine Software für den internen Wissensaustausch soll es Mitarbeitern ermöglichen, ihr Fachwissen, ihre Erfahrungen und ihr Know-how mit anderen Mitgliedern des Unternehmens zu teilen, ohne dass eine vorherige Formalisierung erforderlich ist. Die Maßnahme des Teilens kann sich auf bereits vorhandene Informationen oder auf eigens formalisierte Informationen beziehen. Software zur Wissensteilung ermöglicht es den Nutzern, Ideen, Erfahrungen und bewährte Verfahren zu teilen, wie z. B. Fragen zu stellen oder auf der Grundlage der geteilten Informationen zu interagieren. Software zur Wissensteilung kann auch Funktionen zur Suche und Organisation von Wissen enthalten, die auf denselben Prinzipien wie Wissensdatenbanken beruhen. Im Gegensatz zu einer Wissensdatenbank können die Informationen in einer Software zur Wissensweitergabe eher informeller und praktischer Natur sein, wie z. B. Ideen, Tipps, Ratschläge und Feedback. Außerdem können die Informationen in verschiedenen Formaten vorliegen, von Texten über Videos bis hin zu Quizfragen.
Ihr Hauptziel: Wissen organisieren für den einen oder weitergeben für den anderen.
Der Hauptzweck einer Wissensdatenbank besteht darin, Informationen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung und zur Optimierung der Prozesse eines Unternehmens bereitzustellen. Diese Informationen sind meist schon vorher vorhanden, bevor sie nach einer vom Unternehmen festgelegten Logik organisiert werden. Es ist immer möglich, neue Elemente oder Dokumente hinzuzufügen, die erst später erstellt wurden.
Andererseits ist eine Software zur Wissensteilung so konzipiert, dass Mitarbeiter ihr Fachwissen und ihre Erfahrungen teilen können, um die interne Zusammenarbeit und Innovation zu fördern. Die Formalisierung des angestrebten Wissens ist ein integraler Bestandteil der Maßnahme des Teilens und beinhaltet manchmal einen Validierungsschritt. Die Formalisierung kann schriftlich oder über andere Medien (Podcasts, Videos usw.) erfolgen.
Ihr Inhalt: eher statisch bei Wissensdatenbanken und dynamisch bei Software für den Wissensaustausch.
Die Informationen in einer Wissensdatenbank sind überwiegend statisch und formal, z. B. Verfahrenshandbücher, Unternehmensrichtlinien, Berichte und Referenzdaten. Andererseits können die Informationen in einer Software für den Wissensaustausch dynamischer und impliziter sein, d. h. informeller und praktischer, wie z. B. Ideen, Tipps, Ratschläge und Erfahrungsberichte.
Die Nutzung durch Mitarbeiter: Wissensdatenbank zum Lesen und Wissensaustausch zur Zusammenarbeit.
Wissensdatenbanken werden von der überwiegenden Mehrheit der Nutzer im "Nur-Lesen"-Modus verwendet, um bestimmte Informationen zu konsultieren und zu suchen. Software für den Wissensaustausch wird eher für die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen zwischen den Mitgliedern des Unternehmens genutzt, was das interne Lernen und die Innovation fördern kann. In diesem Rahmen kann der Großteil der nutzenden Mitarbeiter des Unternehmens eine aktive Rolle bei der Erstellung des geteilten Wissens spielen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine unternehmenseigene Wissensdatenbank eine strukturierte Informationsquelle zur Unterstützung der Entscheidungsfindung ist, während eine Software für den internen Wissensaustausch es den Mitgliedern des Unternehmens ermöglicht, ihre Erfahrungen in verschiedenen Kontexten auszutauschen, um die Zusammenarbeit durch Weitergabe zu fördern.
Die Weitergabe von und der Zugang zu Wissen im Unternehmen sind nur ein Beispiel für eine umfassendere Problematik der Arbeitsorganisation. Die Pandemie der letzten drei Jahre hat einen tiefgreifenden Wandel der Arbeitsorganisation bestätigt, der sich bereits ein Jahrzehnt zuvor abgezeichnet hatte. Arbeitgeber müssen Lösungen für diese mittlerweile normalisierten Situationen finden: höhere Volatilität der Beschäftigten, Forderungen nach Flex-Office oder Transparenz im Management etc. Komin und andere Unternehmen gehen neue Wege, um diese Lösungen zu entwickeln. Während wir unseren Kunden helfen, ihre Produktivität durch den Austausch von internem Wissen zu steigern, vereinfacht Flexteam beispielsweise hybrides Arbeiten und die Qualität des Arbeitslebens (QVT). Die proaktive Begleitung dieser neuen Arbeitstrends ist eine Chance für Unternehmen, einen differenzierenden Ansatz zu verfolgen, der ihnen helfen kann, sich zu verändern und ihre Mitarbeiter langfristig an sich zu binden.
"Mit Komin haben wir unsere Arbeitsanweisungen 10x schneller dokumentiert als mit Papier"
- J. Cerruti (Leiter Methodik & Industrialisierung)
