Sprechkultur, was sind die versteckten Kosten für Ihr Unternehmen?

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Un collaborateur passe en moyenne 7 heures par semaine à chercher des informations nécessaires à la réalisation de sa mission. C'est presque une journée de travail entière consacrée à la recherche d'informations par semaine, souvent en raison d'une transmission orale inefficace des connaissances et des compétences.

Une étude de McKinsey révèle également une solution pour lutter contre la culture de l'oral : l'utilisation d'un outil de transmission des connaissances, qui peut améliorer la productivité des collaborateurs jusqu'à 35%.

Alors, quel est le coût caché de cette culture de l'oral pour votre entreprise ? Comment la digitalisation des processus et une meilleure gestion des compétences peuvent-elles aider à réduire ce coût et à augmenter la productivité ? C'est ce que nous allons explorer dans cet article.

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La digitalisation des processus pour lutter contre la culture de l'oral

Rappelons rapidement 2 notions :
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• La digitalisation des processus, qui est une approche visant à transformer les processus traditionnels, souvent basés sur l'oral ou le papier, en processus numériques. Cela permet de gagner en efficacité, en rapidité et en précision.

• La culture de l'oral, qui implique que les informations soient souvent dispersées et difficiles à retrouver. Cela peut entraîner une perte de temps considérable pour les collaborateurs qui doivent chercher les informations dont ils ont besoin pour réaliser leur mission.

En centralisant les informations et en les rendant facilement accessibles, vous luttez contre la culture de l'oral.

Par exemple, avec un outil comme Komin.io, les collaborateurs peuvent créer des "Playbooks" qui documentent les processus et les connaissances de l'entreprise. Ces playbooks sont ensuite accessibles à tous les collaborateurs concernés, ce qui facilite la recherche d'informations et réduit le temps passé à chercher des informations autour d'un même sujet.

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D'autres facteurs sont à prendre en compte

Après avoir utilisé notre calculateur de ROI, vous devriez avoir une idée plus précise du coût que représente la culture de l'oral pour votre entreprise. Le temps passé à chercher des informations, lorsqu'il est porté à l'échelle d'une entreprise, peut être astronomique.

Même s'il n'est pas toujours évident de quantifier le ROI d'outils comme Komin.io, il est facile de constater un impact positif sur la productivité. D'ailleurs plusieurs études le prouvent, en facilitant la transmission des connaissances et en réduisant le temps passé à chercher des informations, la productivité de vos collaborateurs peut augmenter de 20 à 35%.

Les facteurs à considérer pour estimer le coût de la culture de l'oral dans votre entreprise :

• La taille de l'entreprise : Dans les petites entreprises, la communication est souvent plus directe et informelle, ce qui favorise une culture de l'oral. À l'inverse, dans les grandes entreprises, même si l'information est plus souvent écrite et stockée, le volume d'information étant important, il peut être difficile de savoir quels sont les flux d'informations qui sont pertinents pour sa personne.‍
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• La nature du travail : Dans certains secteurs ou métiers, le travail est fortement basé sur l'oral (par exemple, les ventes, le conseil, etc.). Dans ces cas, la culture de l'oral est souvent plus présente.‍
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• Les habitudes et les préférences des collaborateurs : Certains collaborateurs préfèrent communiquer oralement plutôt que par écrit, et dans ce cas, il faudra faire avec. Mais tout n'est pas perdu, avec Komin.io vous pouvez leur donner les moyens de s'exprimer à l'oral tout en centralisant l'information.
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• La formation et l'éducation : La formation et l'éducation des collaborateurs peuvent également influencer la culture de l'oral.
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• ‍La gestion des connaissances : Enfin, la manière dont une entreprise gère ses connaissances peut également influencer la culture de l'oral. Si une entreprise n'a pas de système efficace pour documenter et partager les connaissances, cela peut encourager les collaborateurs à se fier davantage à la communication orale.

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Conclusion : la culture de l'oral, une perte économique et de savoir-faire

La culture de l'oral, bien que naturelle et souvent appréciée pour sa spontanéité et son humanité, peut représenter un coût économique significatif pour les entreprises. Le temps passé à chercher des informations, à répéter les mêmes consignes ou à reformuler les mêmes concepts représente un coût en heure de travail qui pourrait être investi de manière plus productive.

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De plus, la culture de l'oral peut également entraîner une perte de savoir-faire. Les informations transmises oralement ne sont pas toujours bien retenues, et peuvent être oubliées ou mal interprétées. Sans un système efficace de documentation et de partage des connaissances, les entreprises risquent de perdre une partie de leur capital intellectuel, qui pour le cas, peut être inestimable.

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C'est pourquoi il est essentiel pour les entreprises de prendre conscience de ces coûts cachés et de mettre en place des solutions pour y faire face.

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En fin de compte, transformer la culture de l'oral n'est pas seulement une question d'économie, mais aussi une question de savoir-faire et de compétitivité. En investissant dans la digitalisation des processus et la gestion des connaissances, les entreprises peuvent non seulement réduire leurs coûts, mais aussi améliorer leur performance et leur capacité à innover.