Sprechkultur, was sind die versteckten Kosten für Ihr Unternehmen?

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Ein Mitarbeiter verbringt durchschnittlich 7 Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen, die er für seine Arbeit benötigt. Das ist fast ein ganzer Arbeitstag pro Woche, der für die Informationssuche aufgewendet wird, was häufig auf eine ineffiziente mündliche Vermittlung von Wissen und Fähigkeiten zurückzuführen ist.

Eine McKinsey-Studie enthüllt auch eine Lösung gegen die Kultur des Mündlichen: die Nutzung eines Tools zur Wissensvermittlung, das die Produktivität der Mitarbeiter um bis zu 35 % steigern kann.

Wie hoch sind also die versteckten Kosten, die diese Kultur des Sprechens für Ihr Unternehmen verursacht? Wie können die Digitalisierung von Prozessen und ein besseres Kompetenzmanagement dabei helfen, diese Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern? Das wollen wir in diesem Artikel erforschen.

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Digitalisierung von Prozessen zur Bekämpfung der Kultur des Mündlichen

Erinnern wir uns kurz an 2 Begriffe:
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• Die Digitalisierung von Prozessenist ein Ansatz zur Umwandlung traditioneller, oft mündlicher oder papierbasierter Prozesse in digitale Prozesse. Dies führt zu mehr Effizienz, Schnelligkeit und Genauigkeit.

• Die Kultur des Mündlichen, was bedeutet, dass Informationen oft verstreut und schwer zu finden sind. Dies kann zu einem erheblichen Zeitverlust für die Mitarbeiter führen, die nach den Informationen suchen müssen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Indem Sie Informationen zentralisieren und leicht zugänglich machen, bekämpfen Sie die Kultur des Mündlichen.

Mit einem Tool wie Komin.io können Mitarbeiter z. B. "Playbooks" erstellen, die die Prozesse und das Wissen des Unternehmens dokumentieren. Diese Playbooks sind dann für alle relevanten Mitarbeiter zugänglich, was die Suche nach Informationen erleichtert und die Zeit reduziert, die für die Suche nach Informationen rund um ein Thema aufgewendet werden muss.

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Weitere Faktoren sind zu berücksichtigen

Nachdem Sie unseren ROI-Rechner verwendet haben, sollten Sie eine genauere Vorstellung davon haben, welche Kosten die Kultur des Sprechens für Ihr Unternehmen verursacht. Die Zeit, die für die Suche nach Informationen aufgewendet wird, kann, wenn sie auf ein ganzes Unternehmen hochgerechnet wird, astronomisch sein.

Auch wenn es nicht immer einfach ist, den ROI von Tools wie Komin.io zu quantifizieren, ist es leicht, eine positive Auswirkung auf die Produktivität festzustellen. Mehrere Studien belegen übrigens, dass die Produktivität Ihrer Mitarbeiter um 20 bis 35 % steigen kann, wenn Sie die Weitergabe von Wissen erleichtern und die Zeit, die sie mit der Suche nach Informationen verbringen, verkürzen.

Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, um die Kosten der Sprechkultur in Ihrem Unternehmen abzuschätzen :

• Die Größe des Unternehmens: In kleinen Unternehmen ist die Kommunikation oft direkter und informeller, was eine Kultur des Mündlichen fördert. Umgekehrt kann es in großen Unternehmen, auch wenn Informationen häufiger schriftlich festgehalten und gespeichert werden, aufgrund des großen Informationsvolumens schwierig sein, zu erkennen, welche Informationsflüsse für die eigene Person relevant sind.‍
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• Die Art der Arbeit: In manchen Branchen oder Berufen ist die Arbeit stark mündlich geprägt (z. B. Verkauf, Beratung usw.). In diesen Fällen ist die Kultur des Mündlichen oft stärker ausgeprägt.‍
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• Gewohnheiten und Vorlieben der Mitarbeiter: Manche Mitarbeiter kommunizieren lieber mündlich als schriftlich, und in diesem Fall müssen Sie sich damit abfinden. Aber es ist nicht alles verloren, mit Komin.io können Sie ihnen die Mittel an die Hand geben , sich mündlich auszudrücken, und gleichzeitig die Informationen zentralisieren.
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• Ausbildung und Erziehung: Auch die Ausbildung und Erziehung der Mitarbeiter kann die Sprechkultur beeinflussen.
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• ‍Wissensmanagement: Schließlich kann auch die Art und Weise, wie ein Unternehmen sein Wissen verwaltet, die Kultur des Sprechens beeinflussen. Wenn ein Unternehmen kein effektives System zur Dokumentation und Weitergabe von Wissen hat, kann dies die Mitarbeiter dazu ermutigen, sich stärker auf die mündliche Kommunikation zu verlassen.

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Schlussfolgerung: Die Kultur des Mündlichen, ein Verlust an Wirtschaft und Know-how

Die Kultur des Sprechens ist zwar natürlich und wird oft wegen ihrer Spontaneität und Menschlichkeit geschätzt, kann aber für Unternehmen erhebliche wirtschaftliche Kosten verursachen. Die Zeit, die mit der Suche nach Informationen, der Wiederholung derselben Anweisungen oder der Neuformulierung derselben Konzepte verbracht wird, stellt Kosten in Form von Arbeitsstunden dar, die produktiver investiert werden könnten.

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Darüber hinaus kann die Kultur des Mündlichen auch zu einem Verlust an Know-how führen. Mündlich weitergegebene Informationen werden nicht immer gut behalten und können vergessen oder falsch interpretiert werden. Ohne ein wirksames System zur Dokumentation und zum Austausch von Wissen laufen Unternehmen Gefahr, einen Teil ihres intellektuellen Kapitals zu verlieren, das für den Fall der Fälle von unschätzbarem Wert sein kann.

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Deshalb ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, sich dieser versteckten Kosten bewusst zu werden und Lösungen zu entwickeln, um sie zu bewältigen.

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Letztendlich ist die Umwandlung der Mündlichkeitskultur nicht nur eine Frage der Wirtschaftlichkeit, sondern auch eine Frage des Know-hows und der Wettbewerbsfähigkeit. Durch Investitionen in die Digitalisierung von Prozessen und das Wissensmanagement können Unternehmen nicht nur ihre Kosten senken, sondern auch ihre Leistung und Innovationsfähigkeit steigern.