Digitaliser ses process internes, pour quel impact business ?

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Préserver et transmettre ses savoir-faire pour une entreprise est un enjeu majeur. Lorsque les processus ne sont pas centralisés, les connaissances clés se perdent facilement.

Avec 15% de turnover en moyenne dans les entreprises en France, la rotation fréquente des managers et des employés peut entraîner une perte de connaissances précieuses. Le savoir-faire accumulé au fil du temps n'est donc pas pleinement capitalisé.

C'est la que la digitalisation des bonnes pratiques intervient : elle permet de sauvegarder et de protéger les savoir-faire critiques des collaborateurs !

Dans cet article, nous explorerons ces problèmes et discuterons des mesures essentielles que les entreprises peuvent prendre pour éviter la perte de savoir et tirer parti de leurs compétences internes.

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La transmission du savoir dans l'ère de la digitalisation

Centralisez l'information

L'un des principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu'il s'agit de préserver le savoir-faire réside dans la difficulté de centraliser les informations. Les informations sont souvent disséminées dans différents systèmes, fichiers, dossiers (parfois physiques) ou encore trop souvent dans la mémoire des employés.

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C'est cette "fragmentation de l'information" qui rend la recherche, la consultation et la mise à jour des connaissances particulièrement complexes. La conséquence directe de cette difficulté à centraliser l'information est une perte de temps et d'efficacité pour les employés. Ils doivent multiplier les efforts pour retrouver les informations dont ils ont besoin, ce qui entraîne des retards dans les projets et des erreurs potentielles.

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Sans outils adaptés pour centraliser son savoir, l'entreprise se prive d'un moyen efficace de stocker, organiser et partager les connaissances précieuses de ses équipes. Et le risque de perdre ces connaissances en cas de départ d'un employé clé ou d'un changement de poste devient très élevé.

La mise en place d'un système de gestion de connaissances dédiée à la centralisation de l'information devient donc essentielle. Des outils permettent de rassembler toutes les connaissances et les ressources en un seul endroit accessible à tous les employés. La recherche d'informations devient plus rapide et plus efficace, favorisant ainsi la collaboration et la transmission du savoir au sein de l'organisation.

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Facilitez l'accès aux connaissances

Une fois que le savoir est centralisé, il doit être facile d'accès. Lorsque ce n'est pas le cas, des points de friction pour les collaborateurs naissent.

Les principales frictions sont :

• La recherche d'informations : vous ne voulez pas, et eux non plus, que vos équipes passent de longues heures à chercher des documents, des rapports ou des procédures essentielles à leur travail. Cette perte de temps entraîne une diminution de la productivité et de l'efficacité.
• La mise à jour des contenus : s'il est compliqué de trouver et de prendre connaissance de ces informations, les modifier peut s'avérer encore plus difficile.

Grâce à Komin.io ou à d’autres outils, les employés ont un accès facile et rapide aux ressources et aux bases de connaissances de l'entreprise. Cela leur permet d'apprendre de nouvelles compétences, de se former et de développer leur expertise, favorisant ainsi la croissance professionnelle et de faire capitaliser votre savoir-faire.

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Collaborez et partagez vos bonnes pratiques

Il est souvent nécessaire d'inciter les employés à partager activement leurs connaissances et leurs bonnes pratiques.
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Voici quelques stratégies pour encourager la collaboration et le partage au sein de votre organisation :

1. Créer une culture du partage : Il est important d'établir une culture d'ouverture et de collaboration au sein de l'entreprise. Les dirigeants doivent montrer l'exemple en partageant régulièrement leurs propres connaissances et en valorisant les contributions des employés. Une culture du partage favorise la confiance et encourage les employés à partager activement leurs expériences et leurs idées.
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2. Mettre en place des plateformes collaboratives : Les outils ou plateforme de collaboration en ligne, ainsi que les espaces de travail virtuels, facilitent le partage des bonnes pratiques. Ces outils permettent aux employés de partager leurs expériences, de poser des questions et de collaborer efficacement, quel que soit leur emplacement géographique.
   Il est essentiel de fournir des solutions convivials et accessibles pour encourager une utilisation régulière et fluide.
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3. Reconnaître et récompenser le partage de connaissances : Il est important de reconnaître et de récompenser les employés qui contribuent activement au partage des bonnes pratiques. Cela peut se faire par le biais de programmes de reconnaissance interne, de récompenses ou de la mise en place de systèmes de mentorat. Lorsque les employés voient que leurs efforts sont valorisés, ils sont davantage incités à partager leurs connaissances et à contribuer à l'amélioration continue de l'entreprise.
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4. Mettre en place des programmes de mentorat : Les programmes de mentorat permettent aux employés d'établir des relations de partage de connaissances avec des collègues plus expérimentés. Les mentors peuvent transmettre leur expertise et leurs bonnes pratiques, tandis que les mentorés peuvent apprendre et se développer grâce à ces échanges. Les programmes de mentorat favorisent la transmission des savoirs et encouragent la collaboration intergénérationnelle.

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L'impact business

L'impact business de la transmission du savoir dans l'ère de la digitalisation peut être divisé en deux parties distinctes : l'amélioration des performances opérationnelles et la création d'un avantage concurrentiel durable.

Amélioration des performances opérationnelles

Lorsque les entreprises parviennent à digitaliser leurs processus et à faciliter la transmission du savoir, elles constatent généralement une amélioration significative de leurs performances opérationnelles.

Voici quelques points clés de cet impact :

1. Productivité accrue : La digitalisation permet d'accéder rapidement aux informations pertinentes, de réduire les erreurs humaines. Les équipes peuvent ainsi travailler plus efficacement, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité globale de l'entreprise.
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2. Collaboration renforcée : Les outils numériques facilitent la collaboration entre les équipes et les départements, en permettant le partage instantané d'informations, de documents et d'idées. Cela favorise une meilleure coordination, une résolution plus rapide des problèmes et une optimisation des processus de travail.
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3. Réduction des coûts : La digitalisation permet de réduire les coûts liés à la gestion et au stockage physique de l'information. Les entreprises peuvent également éviter les dépenses inutiles causées par la répétition des tâches et les erreurs. Une transmission du savoir efficace contribue donc à une gestion plus économique des ressources.
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4. Flexibilité et agilité : La digitalisation des processus permet à l'entreprise de s'adapter plus rapidement aux changements et aux évolutions du marché. Les connaissances et les compétences sont facilement accessibles, ce qui facilite l'apprentissage continu et l'adaptation rapide aux nouvelles exigences.

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Avantage concurrentiel durable

La transmission efficace du savoir dans l'ère de la digitalisation offre également à l'entreprise un avantage concurrentiel durable :

1. Capitalisation des connaissances : En digitalisant les processus et en facilitant la transmission du savoir, les entreprises peuvent préserver et capitaliser sur les connaissances clés. Cela permet de conserver l'expertise interne et de l'utiliser de manière stratégique pour se démarquer sur le marché.
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2. Innovation et créativité : La collaboration et le partage des connaissances favorisent l'innovation au sein de l'entreprise. Les idées et les perspectives diverses des employés peuvent être combinées pour générer de nouvelles solutions, des améliorations de produits et des approches novatrices, renforçant ainsi la position concurrentielle de l'entreprise.
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3. Attrait des talents : Les entreprises qui mettent en valeur une culture de transmission du savoir et qui utilisent des outils de digitalisation attractifs attirent les talents les plus qualifiés. Les professionnels recherchent des environnements de travail qui valorisent l'apprentissage continu et offrent des opportunités de développement professionnel.
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4. Adaptation aux changements : La capacité à s'adapter rapidement est essentielle pour rester compétitif. La transmission efficace du savoir permet à l'entreprise de s'adapter plus facilement aux nouvelles technologies, aux nouvelles réglementations et aux demandes changeantes des clients. Les employés disposent des connaissances nécessaires pour adopter de nouvelles méthodes de travail, explorer de nouveaux marchés et saisir les opportunités émergentes, ce qui confère à l'entreprise un avantage concurrentiel durable.

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Pour conclure

La transmission du savoir dans l'ère de la digitalisation est un enjeu crucial pour les entreprises. En centralisant l'information, en facilitant l'accès aux connaissances, en encourageant la collaboration et le partage des bonnes pratiques, la digitalisation des processus offre de nombreux avantages business.

Komin offre une solution complète et conviviale pour centraliser et partager les connaissances au sein de l'organisation. Grâce à une interface intuitive, vos équipes peuvent accéder facilement aux ressources et aux bases de connaissances de votre entreprise, favorisant ainsi l'apprentissage continu et le développement des compétences.

Vous arrêtez ainsi de subir la culture de l'oral. Komin permet à chacun de vos collaborateurs d'être un créateur de contenu et de capitaliser sur le savoir-faire interne. De plus, Komin offre des outils d'analyse et de suivi pour mesurer l'impact de la transmission du savoir sur les performances de l'entreprise, permettant ainsi une gestion plus stratégique des connaissances.