Digitalisierung der internen Prozesse: Welche Auswirkungen hat sie auf das Geschäft?

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Die Bewahrung und Weitergabe von Know-how ist für ein Unternehmen eine große Herausforderung. Wenn die Prozesse nicht zentralisiert sind, geht Schlüsselwissen leicht verloren.

Bei einer durchschnittlichen Fluktuation von 15 % in Unternehmen in Frankreich kann die häufige Fluktuation von Managern und Mitarbeitern zum Verlust von wertvollem Wissen führen. Das im Laufe der Zeit angesammelte Know-how wird daher nicht vollständig kapitalisiert.

Hier kommt die Digitalisierung von Best Practices ins Spiel: Sie ermöglicht es, das kritische Know-how der Mitarbeiter zu sichern und zu schützen!

In diesem Artikel untersuchen wir diese Probleme und erörtern die wichtigsten Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um Wissensverlust zu vermeiden und ihre internen Kompetenzen zu nutzen.

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Wissensvermittlung im Zeitalter der Digitalisierung

Informationen zentralisieren

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen beim Erhalt von Know-how besteht darin, dass es schwierig ist, Informationen zentral zu speichern. Informationen sind oft über verschiedene Systeme, Dateien, Ordner (manchmal auch physisch) verstreut oder befinden sich noch zu oft im Gedächtnis der Mitarbeiter.

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Es ist diese "Informationszersplitterung", die das Suchen, Abrufen und Aktualisieren von Wissen besonders kompliziert macht. Die direkte Folge dieser Schwierigkeit, Informationen zu zentralisieren, ist ein Verlust an Zeit und Effizienz für die Mitarbeiter. Sie müssen ihre Anstrengungen vervielfachen, um die benötigten Informationen zu finden, was zu Verzögerungen bei Projekten und potenziellen Fehlern führt.

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Ohne geeignete Werkzeuge zur Zentralisierung ihres Wissens beraubt sich ein Unternehmen eines effektiven Mittels, um das wertvolle Wissen seiner Teams zu speichern, zu organisieren und weiterzugeben. Und das Risiko, dass dieses Wissen verloren geht, wenn ein wichtiger Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder die Stelle wechselt, wird sehr hoch.

Die Einführung eines Wissensmanagementsystems, das sich der Zentralisierung von Informationen widmet, wird daher unerlässlich. Mithilfe von Tools können alle Kenntnisse und Ressourcen an einem Ort gesammelt werden, der für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Die Suche nach Informationen wird schneller und effizienter und fördert so die Zusammenarbeit und die Weitergabe von Wissen innerhalb der Organisation.

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Erleichtern Sie den Zugang zu Wissen

Sobald das Wissen zentralisiert ist, muss es leicht zugänglich sein. Wenn dies nicht der Fall ist, entstehen Reibungspunkte für die Mitarbeiter.

Die wichtigsten Reibungspunkte sind :

• Informationssuche: Sie wollen nicht , und sie wollen auch nicht, dass Ihre Teams stundenlang nach Dokumenten, Berichten oder Verfahren suchen, die für ihre Arbeit wichtig sind. Dieser Zeitverlust führt zu einer geringeren Produktivität und Effizienz.
• Aktualisierung der Inhalte: Wenn es schon kompliziert ist, diese Informationen zu finden und zur Kenntnis zu nehmen, kann es noch schwieriger sein, sie zu ändern.

Mithilfe von Komin.io oder anderen Tools haben die Mitarbeiter einfachen und schnellen Zugriff auf die Ressourcen und Wissensdatenbanken des Unternehmens. Dadurch können sie neue Fähigkeiten erlernen, sich weiterbilden und ihr Fachwissen ausbauen, was das berufliche Wachstum fördert und Ihr Know-how kapitalisieren lässt.

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Arbeiten Sie zusammen und tauschen Sie bewährte Praktiken aus

Oft ist es notwendig, die Mitarbeiter dazu zu bringen, ihr Wissen und ihre bewährten Praktiken aktiv zu teilen.
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Hier sind einige Strategien, um die Zusammenarbeit und den Austausch in Ihrer Organisation zu fördern :

1. Eine Kultur des Teilens schaffen: Es ist wichtig, innerhalb des Unternehmens eine Kultur der Offenheit und Zusammenarbeit zu etablieren. Die Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel vorangehen, indem sie regelmäßig ihr eigenes Wissen teilen und die Beiträge der Mitarbeiter wertschätzen. Eine Kultur des Teilens fördert das Vertrauen und ermutigt die Mitarbeiter, ihre Erfahrungen und Ideen aktiv zu teilen.
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2. Kollaborationsplattformen einrichten: Online-Tools oder -Kollaborationsplattformen sowie virtuelle Arbeitsräume erleichtern den Austausch von bewährten Verfahren. Diese Tools ermöglichen es den Mitarbeitern, Erfahrungen auszutauschen, Fragen zu stellen und effektiv zusammenzuarbeiten, unabhängig von ihrem geografischen Standort.
   Es ist von entscheidender Bedeutung, benutzerfreundliche und zugängliche Lösungen bereitzustellen, um eine regelmäßige und reibungslose Nutzung zu fördern.
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3. Wissensaustausch anerkennen und belohnen: Es ist wichtig, Mitarbeiter anzuerkennen und zu belohnen, die aktiv zum Austausch von Best Practices beitragen. Dies kann durch interne Anerkennungsprogramme, Belohnungen oder die Einrichtung von Mentorensystemen geschehen. Wenn Mitarbeiter sehen, dass ihre Bemühungen wertgeschätzt werden, haben sie einen größeren Anreiz, ihr Wissen zu teilen und zur kontinuierlichen Verbesserung des Unternehmens beizutragen.
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4. Mentorenprogramme einrichten : Mentorenprogramme ermöglichen es Mitarbeitern, Beziehungen zum Wissensaustausch mit erfahreneren Kollegen aufzubauen. Mentoren können ihr Fachwissen und ihre bewährten Verfahren weitergeben, während die Mentees durch diesen Austausch lernen und sich weiterentwickeln können. Mentorenprogramme unterstützen die Weitergabe von Wissen und fördern die generationenübergreifende Zusammenarbeit.

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Business Impact

Die geschäftlichen Auswirkungen der Wissensvermittlung im Zeitalter der Digitalisierung lassen sich in zwei unterschiedliche Bereiche unterteilen: die Verbesserung der betrieblichen Leistung und die Schaffung eines nachhaltigen Wettbewerbsvorteils.

Verbesserung der operativen Leistung

Wenn es Unternehmen gelingt, ihre Prozesse zu digitalisieren und die Weitergabe von Wissen zu erleichtern, stellen sie in der Regel eine deutliche Verbesserung ihrer betrieblichen Leistung fest.

Hier sind einige Schlüsselpunkte dieser Auswirkungen:

1. Höhere Produktivität: Die Digitalisierung ermöglicht einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen und reduziert menschliche Fehler. Dadurch können Teams effektiver arbeiten, was sich in einer höheren Gesamtproduktivität des Unternehmens niederschlägt.
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2. Verstärkte Zusammenarbeit: Digitale Werkzeuge erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen, indem sie den sofortigen Austausch von Informationen, Dokumenten und Ideen ermöglichen. Dies fördert eine bessere Koordination, eine schnellere Problemlösung und eine Optimierung der Arbeitsprozesse.
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3. Kostensenkung: Durch die Digitalisierung können die Kosten für die Verwaltung und physische Speicherung von Informationen gesenkt werden. Außerdem können Unternehmen unnötige Ausgaben vermeiden, die durch wiederholte Aufgaben und Fehler entstehen. Eine effiziente Wissensvermittlung trägt somit zu einem sparsameren Umgang mit Ressourcen bei.
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4. Flexibilität und Agilität: Durch die Digitalisierung von Prozessen kann sich das Unternehmen schneller an Veränderungen und Entwicklungen auf dem Markt anpassen. Wissen und Fähigkeiten sind leicht zugänglich, was das kontinuierliche Lernen und die schnelle Anpassung an neue Anforderungen erleichtert.

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Nachhaltiger Wettbewerbsvorteil

Auch die effektive Vermittlung von Wissen im Zeitalter der Digitalisierung bietet dem Unternehmen einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil :

1. Wissenskapitalisierung: Durch die Digitalisierung von Prozessen und die Erleichterung der Weitergabe von Wissen können Unternehmen Schlüsselwissen bewahren und kapitalisieren. Dadurch bleibt das interne Fachwissen erhalten und kann strategisch eingesetzt werden, um sich auf dem Markt zu profilieren.
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2. Innovation und Kreativität: Die Zusammenarbeit und der Austausch von Wissen fördern die Innovation im Unternehmen. Die verschiedenen Ideen und Perspektiven der Mitarbeiter können kombiniert werden, um neue Lösungen, Produktverbesserungen und innovative Ansätze hervorzubringen und so die Wettbewerbsposition des Unternehmens zu stärken.
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3. Anziehung von Talenten : Unternehmen, die eine Kultur der Wissensvermittlung betonen und attraktive Digitalisierungsinstrumente einsetzen, ziehen die qualifiziertesten Talente an. Fachkräfte suchen nach Arbeitsumgebungen, die das lebenslange Lernen wertschätzen und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung bieten.
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4. Anpassung an Veränderungen : Die Fähigkeit, sich schnell anzupassen, ist entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch die effektive Weitergabe von Wissen kann sich das Unternehmen leichter an neue Technologien, neue Vorschriften und sich ändernde Kundenwünsche anpassen. Die Mitarbeiter verfügen über das nötige Wissen, um neue Arbeitsmethoden einzuführen, neue Märkte zu erkunden und aufkommende Chancen zu nutzen, was dem Unternehmen einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil verschafft.

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Zum Schluss

Die Weitergabe von Wissen im Zeitalter der Digitalisierung ist eine entscheidende Herausforderung für Unternehmen. Durch die Zentralisierung von Informationen, den leichteren Zugang zu Wissen, die Förderung der Zusammenarbeit und den Austausch bewährter Praktiken bietet die Digitalisierung von Prozessen zahlreiche geschäftliche Vorteile.

Komin bietet eine umfassende und benutzerfreundliche Lösung für die Zentralisierung und den Austausch von Wissen innerhalb der Organisation. Über eine intuitive Benutzeroberfläche können Ihre Teams problemlos auf die Ressourcen und Wissensdatenbanken Ihres Unternehmens zugreifen und so das kontinuierliche Lernen und die Kompetenzentwicklung fördern.

So müssen Sie nicht mehr unter der Kultur des gesprochenen Wortes leiden. Komin ermöglicht es jedem Ihrer Mitarbeiter, selbst Inhalte zu erstellen und das interne Know-how zu kapitalisieren. Darüber hinaus bietet Komin Analyse- und Tracking-Tools, um die Auswirkungen der Wissensvermittlung auf die Unternehmensleistung zu messen, und ermöglicht so ein strategischeres Wissensmanagement.