Eine gute Rückkehr aus dem Mutterschaftsurlaub beginnt mit einem guten Startmanagement, umso mehr in einer Telearbeitssituation!
Wenn eine Ihrer Mitarbeiterinnen Ihnen die große Nachricht überbringt, ist es wichtig, dass Sie sich pragmatisch auf ihren Urlaub vorbereiten. Wie wir wissen, ist die Zeitspanne, in der neue Mitarbeiter ihre Kompetenzen aufbauen können, ein umso kritischeres Thema, wenn es sich um kurze Arbeitsperioden handelt, insbesondere bei einer Vertretung aufgrund von Elternurlaub. Zur Erinnerung: In Frankreich beträgt die Dauer des Mutterschaftsurlaubs mindestens 16 Wochen. Die Person, die Ihre Mitarbeiterin vorübergehend ersetzt, muss also so schnell wie möglich einsatzbereit sein, damit die Stelle nicht an Produktivität verliert. Es ist jedoch nicht einfach für einen Mitarbeiter, in nur wenigen Wochen seine Kompetenzen zu erweitern. Er muss sich zunächst mit seinem neuen Team und seiner Arbeitsumgebung vertraut machen, um die Aufgaben und Pflichten seines Arbeitsplatzes bestmöglich zu verstehen. Es ist daher wichtig, Lösungen zu finden, um den Stellvertreter optimal zu integrieren und einzuarbeiten , damit die Dynamik auf der betreffenden Stelle erhalten bleibt.
Wenn Sie den Mutterschaftsurlaub Ihrer Mitarbeiterin vorbereiten, indem Sie ein Offboarding vor dem Urlaub durchführen, können Sie die Einarbeitung der Nachfolgerin effizienter gestalten. Ganz konkret kann die Führungskraft einige Wochen vor dem Mutterschaftsurlaub der Mitarbeiterin vorschlagen, eine Übergabe an ihrem Arbeitsplatz zu organisieren: Was sind die Aufgaben und Pflichten? Welche kritischen Themen sind zu bewältigen? Gibt es bewährte Verfahren und besondere Werkzeuge, die beherrscht werden müssen? Durch die Formalisierung der von der Mitarbeiterin erworbenen Kenntnisse und Erfahrungen kann die Führungskraft diese wertvollen Inhalte dann an den/die Nachfolger/in weitergeben, damit dieser/diese seine/ihre Arbeitsaufnahme optimieren kann. Durch eine solche Weitergabe von Wissen muss der neue Mitarbeiter nicht"das Rad neu erfinden", sondern erhält einen guten Einblick in die Realität des Arbeitsplatzes und kann auf den Reflexen aufbauen, die er bereits vor seiner Ankunft hatte. Durch die Vorbereitung von Abgängen in den Mutterschaftsurlaub kann das Unternehmen die Übergänge reibungsloser gestalten und die Effizienz beim Onboarding der Nachfolgerin steigern.
Aber das Pre-Congé-Offboarding geht noch weiter. Einige Wochen, bevor die Mitarbeiterin an ihren Arbeitsplatz zurückkehrt, kann auch die Nachfolgerin ihr Wissen über die Stelle und die Tätigkeit des Unternehmens formalisieren und weitergeben. Da die Nachfolgerin selbst von einer Wissensübergabe profitiert hat, kann sie sich auf ihren Abgang vorbereiten, indem sie die aktuelle Situation der Stelle, neue Kunden, neue Herausforderungen usw. beschreibt. Diese echte Übergabe erleichtert die Wiedereingliederung der Mitarbeiterin; ihre Rückkehr wird schrittweise erfolgen, damit sie sich wieder in den Rhythmus einfinden kann und möglichst wenig Angst vor dem hat, was während ihrer Abwesenheit geschehen ist. Die Organisation eines Offboarding im Rahmen einer Mutterschaftsurlaubsvertretung bedeutet, sich dafür zu entscheiden, die Reibungen, die bei solchen Übergängen auftreten können, auf ein Minimum zu reduzieren. Das Unternehmen gewinnt an Produktivität und die Mitarbeiterinnen können mit einem wirklich bemerkenswerten Erlebnis beruhigt an ihren Arbeitsplatz zurückkehren.
Im Jahr 2002 war die Telearbeit in den Unternehmen weit verbreitet, und die Manager und Personalabteilungen mussten ihre Methoden und Instrumente an die neuen Herausforderungen anpassen, die diese neue Arbeitsform mit sich brachte. Die Verwaltung des Elternurlaubs und insbesondere die Wiedereingliederung der Mitarbeiter in den Telearbeitskontext hat jedoch möglicherweise neue Formen der Kommunikation und Informationsübermittlung ermöglicht. Während die Arbeit"remote" oft als Quelle von Problemen für Unternehmen und ihre Mitarbeiter gesehen wurde, stellte sich heraus, dass sie auch an der Wiederbelebung der Kommunikation in Unternehmen beteiligt gewesen wäre. In der Tat konnten neue Lösungen entstehen, die es ermöglichen, Schlüsselthemen des Unternehmens zu kapitalisieren, zu formalisieren und zu vermitteln. Die Integration oder Wiedereingliederung von Mitarbeitern durch die Übermittlung zahlreicher Papierdokumente ist nicht mit der Telearbeit vereinbar. Die Unternehmen müssen sich daher neuen Werkzeugen und Lösungen zuwenden, die den Informationsfluss über ein digitales Format gewährleisten. Das Management des Ausscheidens aus dem Mutterschaftsurlaub muss sich daher ebenfalls an diese Entwicklungen anpassen, die Weitergabe von Wissen in digitaler Form ermöglicht dann eine optimale Rückkehr an den Arbeitsplatz, auch in der Situation der Telearbeit.
Da die Telearbeit die Prozesse der Digitalisierung von Dokumenten stark beschleunigt hat, ist es nicht mehr kohärent, Wissen und Kompetenzen ausschließlich über Papierdokumente zu vermitteln. Der Trend ging daher zur Nutzung sogenannter "heißer" Inhalte, d. h. zur Nutzung von Videos, Podcasts oder d. Darüber hinaus ist die Vermittlung von Wissen über heiße Inhalte wesentlich effektiver als über schriftliche Dokumente. Es handelt sich um Formate, die den Betrachter stärker einbeziehen, sodass er den Inhalt leichter aufnehmen kann. Bei Komin haben wir die "1-3-5"-Regel aufgestellt: Ein heißer Inhalt, der weniger als drei Minuten dauert, ist fünfmal effektiver als ein mehrseitiges schriftliches Dokument. Durch die Verwendung von Hot Content bei der Verwaltung von Mutterschaftsurlaub kann die Übergabe zwischen der Mitarbeiterin und ihrer Vertretung sichergestellt und sogar optimiert werden. Die Telearbeit hat dann zwar den Einsatz neuer Werkzeuge erzwungen, aber sie hat es auch ermöglicht, das Offboarding und Onboarding neu zu erfinden, im Fall von Mutterschaftsurlaub wie bei allen anderen Übergängen von Mitarbeitern.
Das Management von beruflichen Übergängen ist eine Schlüsselfrage, wenn es darum geht, den Mitarbeitern eine gute Mitarbeitererfahrung zu bieten, umso mehr in Zeiten der Telearbeit. Die Verwaltung eines Elternurlaubs bedeutet, sich mit mindestens zwei Übergängen zu befassen. Sie müssen sich um den Weggang und die Rückkehr des (frischgebackenen) Elternteils kümmern, aber wenn der Mitarbeiter vorübergehend ersetzt wird, müssen Sie in der Lage sein, das Onboarding und Offboarding des Ersatzmitarbeiters abzudecken.
Diese vielfältigen Übergänge stellen sowohl ein Risiko als auch eine Chance dar:
Die Gewährleistung des Wissenstransfers bei diesen Übergängen hilft, die Risiken zu minimieren und die Möglichkeiten zu optimieren, um die Produktivität der Stelle zu steigern und gleichzeitig eine hervorragende Mitarbeitererfahrung zu gewährleisten.
Unter den vielen beruflichen Übergängen, die ein Unternehmen im Laufe eines Jahres erleben kann, sind Elternurlaube nicht die am einfachsten zu verwaltenden. Darüber hinaus sind sie für die Arbeitgebermarke eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Es handelt sich um eine ziemlich heikle Zeit, in der Stress leicht entstehen kann, und es ist daher wichtig, sie nicht zu vernachlässigen. Wenn viel Geld in die Mitarbeitererfahrung investiert wird, der Übergang aber schlecht gemanagt wird, werden die Bemühungen des Arbeitgebers stark beeinträchtigt oder sogar verschwendet. Umgekehrt garantiert ein Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern ein maßgeschneidertes und optimales Management des Mutterschaftsurlaubs bietet, eine bemerkenswerte Mitarbeitererfahrung. Der (frischgebackene) Elternteil kann dieser Phase gelassener entgegensehen, selbst bei Telearbeit, da er weiß, dass seine Vertretung alles hat, was er braucht, um sich im Unternehmen weiterzuentwickeln, und dass diese ihm eine "Austrittsbilanz" über das Geschehene und das in den 16+ Wochen Erlernte vorlegen wird.
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"Mit Komin haben wir unsere Arbeitsanweisungen 10x schneller dokumentiert als mit Papier"
- J. Cerruti (Leiter Methodik & Industrialisierung)