Offboarding ist eine Kombination aus zwei Begriffen: Es ist in erster Linie die Zeit vor dem Ausscheiden eines Mitarbeiters, es ist aber auch die Gesamtheit der Aufgaben, die vor seinem Ausscheiden erledigt werden müssen (vom Manager, von der Personalabteilung oder vom Mitarbeiter selbst).
Offboarding ist eine Kombination aus zwei Begriffen: Es ist in erster Linie die Zeit vor dem Ausscheiden eines Mitarbeiters, es ist aber auch die Gesamtheit der Aufgaben, die vor seinem Ausscheiden erledigt werden müssen (vom Manager, von der Personalabteilung oder vom Mitarbeiter selbst).
Die Begriffe"Onboarding" und"Offboarding" sind umso verständlicher, wenn man sie im Englischen verwendet. Im ersten Fall geht es darum,den Mitarbeiter an Bord zu nehmen und ihn an Bord (des Unternehmens) zu bringen. Im zweiten Fall geht es darum , ihn von Bord zu holen, und zwar in aller Ruhe und Effizienz. In beiden Fällen ist ein Konzept der Bewegung impliziert. Es ist logisch, dass während dieser beiden Schlüsselphasen der Mitarbeitererfahrung das Unternehmen weiterhin mit seiner Reisegeschwindigkeit arbeitet und das Zeitfenster, um diese Themen anzusprechen, nicht unendlich ist.
Vereinfacht gesagt, beginnt diese Zeit ab dem Zeitpunkt, an dem das Ausscheiden eines Mitarbeiters feststeht und unausweichlich wird. Meistens beginnt diese Phase nach einem Gespräch zwischen dem Manager und dem Mitarbeiter.
Der Anlass für diese Diskussion kann die Vorwegnahme des Endes des Praktikums-, Lehr- oder befristeten Arbeitsvertrags des Mitarbeiters sein, es kann sich aber auch z. B. um eine Kündigungsmitteilung handeln.
Im Rahmen eines Praktikums kann dieses Gespräch 6 Wochen oder sogar 10 Tage vor Vertragsende stattfinden. Im Gegensatz dazu ist der Rahmen einer Kündigung normiert, da die Dauer einer Kündigungsfrist (meist 1 bis 3 Monate) eingehalten werden muss.
Da der Zeithorizont je nach Vertragsart unterschiedlich ist, reicht es nicht aus, das Offboarding auf den Begriff der Zeit vor der Abreise zu reduzieren.
Da der Begriff des Zeitraums nicht ausreicht, um Offboarding zu definieren, wird es auch über die operativen Aufgaben definiert, die vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters umgesetzt werden müssen.
Diese Checkliste für das Mitarbeiter-Offboarding enthält Maßnahmen, die zu Lasten gehen (nicht erschöpfende Beispiele) :
➡️ der Personalabteilung: Organisation des Exit-Interviews (HR-Fokus), Aushändigung des Saldos, des Arbeitszeugnisses oder der Bescheinigung der Arbeitsagentur in bestimmten Fällen
➡️ des Mitarbeiters: Vorbereitung seiner Unterlagen für die Übergabe/den Wissenstransfer, Schulung seiner Kollegen
➡️ des Managers: Organisation des Exit-Interviews (operativer Fokus), interne Kommunikation (Ankündigung des Ausscheidens, Organisation einer Ausscheidungsveranstaltung)
Das Offboarding ist also keine Zeit der Untätigkeit, weder für den Mitarbeiter noch für die Personalabteilung oder den Manager. Diese Aufgaben ermöglichen es dem Unternehmen, seinen rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen und die Notwendigkeit der betrieblichen Kontinuität des Unternehmens zu erfüllen. Sobald das Ausscheiden des Mitarbeiters unausweichlich wird, besteht eine grundlegende Herausforderung darin, die Planung für die Ausführung dieser Aufgaben oder "Offboarding-Rückwärtsplanung" festzulegen.
Die Rolle der Personalabteilung steht im Vordergrund, insbesondere um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Verpflichtungen, z. B. hinsichtlich der Fristen, eingehalten werden.
Bei operativeren Aufgaben muss der Manager seine Erwartungen an den Mitarbeiter in Bezug auf das erwartete Ergebnis, das Tempo und den Zeitplan festlegen. Er muss dafür sorgen, dass der "Offboardee" bis zum letzten Tag motiviert bleibt, und die Art und Weise, wie er die Arbeitsbelastung organisiert, ist entscheidend.
Wenn der Manager den Offboarder zu früh mit der Vorbereitung der Übergabe beauftragt, riskiert er, dass die Informationen nur teilweise auf dem neuesten Stand sind und der Offboarder sich mit einer "Marathonaufgabe" abmüht, deren Ende er nicht sieht. Wenn der Manager eine Woche vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters damit beginnt, riskiert er, dass der Inhalt in Eile vorbereitet wird und die Weitergabe für ihn selbst und den Onboarder (der die Nachfolge desOffboarders antritt) unbrauchbar ist.
Unsere Empfehlung lautet in erster Linie, auf die Einhaltung der gesetzlichen Fristen zu achten. Zweitens empfehlen wir unseren Kunden, ihre Mitarbeiter erst 4 bis 6 Wochen vor ihrem tatsächlichen Austrittsdatum mit dem Offboarding-Prozess beginnen zu lassen. Dies ist ein Zeitraum, der es ermöglicht, den Day-to-Day-Job des Mitarbeiters mit der Produktion von Aufgaben im Zusammenhang mit der Wissensvermittlung zu kombinieren. Es ist von grundlegender Bedeutung, dass Manager und Offboarder gemeinsam Fristen festlegen, um den Fortschritt des Offboarding zu verfolgen, unabhängig davon, ob es über die Offboarding-Lösung von Komin oder auf andere Weise durchgeführt wird. Bevor diese Diskussion beginnt, kann der Manager antizipieren, wie sich sein Mitarbeiter während des Offboardings verhalten wird.
Früher als 4 bis 6 Wochen vor dem D-Day betrachtet der Offboardee seine Abreise immer noch als "weit weg", da der Countdown noch nicht wirklich begonnen hat. Die beste Voraussetzung, um einen Wissensübergang zu produzieren, ist, "ein bisschen unter Strom zu stehen" (was nichts mit Druck zu tun hat). Um dies zu erreichen, muss der Manager eine Endfrist und 1 oder 2 "Zwischen"-Momente für den formellen Austausch während der 4 bis 6 Wochen des Offboarding festlegen.
Komin ist darauf spezialisiert, Unternehmen, die ihre Mitarbeitererfahrung neu erfinden wollen, vom Offboarding bis zum Onboarding zu begleiten. Ja, in diesem Sinne, denn ein hervorragendes Onboarding beginnt mit einem hervorragenden Offboarding.
"Mit Komin haben wir unsere Arbeitsanweisungen 10x schneller dokumentiert als mit Papier"
- J. Cerruti (Leiter Methodik & Industrialisierung)
